Gerenciamento de Rotinas e Serviços

Perfil do Profissional Secretária

O trabalho secretarial passou por cinco fases no decorrer de sua criação


ANTERIOR AOS ANOS 50

• Início do trabalho feminino nas empresas, sendo que a formação não era exigência básica.
• Trabalho voltado para a datilografia

ANOS 50

• Mera cumpridora e executora de ordens
• Funções voltadas para as técnicas secretariais básicas(agendamento, atendimento telefônico, datilografia,taquigrafia, anotações de recados, manutenção de arquivos).
• Treinamento apenas nas áreas afins(datilografia, arquivo e português)

ANOS 60
A secretária passa a fazer parte do "staff" (destaque) gerencial como membro dinâmico e atuante.
*Ter uma secretária passa a ser um "status"- cada chefe tem sua secretária.

ANOS 70
A secretária é vista como um membro ativo na gerência, participando de programas de desenvolvimento, mais elaborados tem uma atuação mais dinâmica e ganha respeito nas organizações.

ANOS 80 E 90
A secretária passa a ser mais uma empreendedora, assessora executante polivalente(assume várias funções).
Deixa de ser "secretária do chefe" para ser "assessora de equipe"

Está cada vez mais distante das rotinas ficando liberada para o assessoramento mais completo.

Passa a ser exigido deste profissional a formação acadêmica, sendo assim deixa de ser função para se tornar profissão.





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Gerenciamento de Rotinas e Serviços

As mudanças na Atividade Secretarial

ANTES	ATUAL
Datilografia	Gerenciamento de sistemas de informação através do controle de rotinas automatizadas (editores de textos, agendas e planilhas eletrônicas, banco de dados, etc)
Atendimento telefônico e visitas	Atendimento com enfoque de qualidade total a clientes internos e externos
Envio e Recebimento de Correspondência	Coordenação de fluxos de informações e papéis no departamento, muitas vezes encaminhando-os para uma equipe de apoio.
Previsão de Materiais	Coordenação de compras, cotação de materiais com fornecedores alternativos e administração dos custos do departamento
Coordenação de viagens e organização de reuniões	Apoio a reuniões e viagens já que os próprios executivos marcam seus compromissos utilizando sistemas informatizados de comunicação interna.
Manutenção de Arquivos	Organização de sistemas de dados e informações em arquivos físicos e eletrônicos

Gerenciamento de Rotinas e Serviços

Gerenciamento de Rotinas e Serviços- Profa Adriana

Secretária

-Origem da Profissão

A ORIGEM DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIA

A profissão de secretária não tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por aí que a primeira secretária foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretária assessorou Napoleão Bonaparte, sendo demitida por pressões da Josefina! Conta-se ainda que a primeira secretária assessorou a Rainha Vitória, trabalhando com luvas e chapéu!

Através de pesquisas históricas, percebemos que o "antepassado" da secretária foi o Escriba - profissional de atuação destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolveram a escrita e o comércio.

Lendo a descrição do trabalho do escriba, observamos que existe bastante semelhança com o trabalho da secretária, resguardando, obviamente, as características de cada época: "O escriba oriental é o homem que domina a escrita, classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e, que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução".

Na Grécia antiga, eles constituíam espécie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta hereditária, porém, sem o caráter sacerdotal a que outras civilizações guindaram os seus confrades. Com o advento da democracia, que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever - instrumentos de liberdade intelectual, de igualdade social e econômica, de progresso e de controle cívicos - seu prestígio sofreu restrição, ou melhor, adquiriu novas roupagens. Parte metamorfoseou-se em eruditos, filósofos, professores, sábios, escritores. Parte (constituída, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na condição de escravos, a serviço de senhores capazes de aproveitar as suas aptidões mentais. Daqui saíam os secretários, os copistas e leitores (e por que não?) os colaboradores intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofão, escravo de Eurípedes, passou à História, pelas mãos de Aristófanes, como tendo participado da redação das peças do terceiro dos grandes trágicos

A própria palavra secretária tem origem no Latim, onde encontramos, a princípio, as palavras: secretarium/secretum, que significa lugar retirado, conselho privado; e secreta: particular, segredo, mistério.

Acredita-se que, com o passar do tempo, a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido alterações, surgindo os dois generos.

Secretária e Secretário

Durante a Idade Média a função do secretário praticamente desaparece, em face das condições políticas, econômicas e sociais. A função será exercida apenas, em parte, pelos monges nos mosteiros que, na realidade, não são exatamente secretários, mas, sim, copistas.

Na Idade Moderna, com o ressurgir do comércio, a necessidade da função do secretário reaparece. Integra-se, mais tarde, à estrutura organizacional das empresas e permanece em evolução até os nossos dias.

A mulher passa a atuar como secretária, de forma expressiva, na Europa e nos Estados Unidos, a partir das Duas Guerras Mundiais. Com a escassez de mão-de-obra masculina, desviada para os campos de batalha e, com uma estrutura industrial/empresarial desenvolvida, as empresas não tiveram outra alternativa, para manterem-se em funcionamento, senão a de utilizar a mão-de-obra feminina, em todas as áreas.

No Brasil, vamos perceber a atuação da mulher como secretária a partir da década dos anos 50, com a chegada das multinacionais, cuja cultura organizacional já estava habituada com a presença da mulher.

O trabalho da secretária mudou muito com o decorrer do tempo. Se antes precisava ser uma exímia datilógrafa e fazer exatamente o que o chefe pedia, hoje ela assume uma posição mais independente, tomando decisões e peneirando o que deve ou não chegar às mãos da chefia.
A datilografia e a taquigrafia foram deixadas para trás e substituídas pelas novas tecnologias.

Outro aspecto que também mudou foi a clássica divisão entre secretária júnior (iniciante), plena (meio de carreira) e sênior (executiva). Algumas empresas podem até usar as denominações, mas a verdade é que atualmente mesmo uma simples estagiária já pega um volume de trabalho compatível com o de uma profissional.

A moderna secretária é praticamente uma assessora da presidência ou diretoria para a qual trabalha. Além de gerenciar a qualidade das atividades que desenvolve na empresa, também administra a vida e a agenda particular dos executivos. Trata-se, portanto, de uma tarefa de extrema confiança, que exige discrição absoluta.

Diante disso, as palavras que poderíamos apontar como cruciais na rotina diária de uma secretária seriam: postura, discernimento e jogo de cintura.

Fonte: Fenassec
http://www.fenassec.com.br/artigos/art58.htm

http://www.metodista.br/secretariado/curso/historia-e-origem-da-profissao-secretaria